Vidinis IT specialistas ar išorinis IT partneris

Daugumai smulkių ir vidutinių įmonių išorinis IT partneris yra naudingesnis pasirinkimas nei vienas vidinis IT specialistas: už mažesnius ar panašius kaštus gaunama visos komandos kompetencija, pavadavimas atostogų bei ligos metu ir galimybė užtikrinti priežiūrą ne tik darbo valandomis. Vidinis specialistas labiau pasiteisina tada, kai įmonė turi daug specifinių, tik jai būdingų sistemų, kurioms reikia nuolatinio buvimo vietoje. Vis dažniau renkamasis trečias kelias — hibridinis modelis, kai vidinis darbuotojas ir išorinis partneris pasidalija atsakomybes. Hibridinis modelis taip pat naudingiausias didelėms įmonėms, turinčioms daug vidinių IT darbuotojų.

Šis klausimas dažniausiai kyla dviem momentais: kai įmonė auga ir IT rūpesčių nebespėja tvarkyti „tas kolega, kuris išmano kompiuterius”, arba kai iš darbo išeina ilgametis IT administratorius ir paaiškėja, kiek žinių buvo sukaupta vienoje galvoje. Abiem atvejais verta sprendimą priimti ne iš įpročio, o palyginus realius kaštus ir rizikas.

Žemiau pateikiame sąžiningą abiejų variantų palyginimą — įskaitant situacijas, kai vidinis specialistas yra geresnis pasirinkimas.

Vidinis IT specialistas ar išorinis IT partneris

Lentelėje palyginame esminius kriterijus, kuriuos verta pasverti prieš priimant sprendimą.

Kiek iš tiesų kainuoja vidinis IT specialistas

Lyginant kaštus, dažniausia klaida — žiūrėti tik į atlyginimą „į rankas”. Pilna vidinio specialisto kaštų struktūra yra gerokai platesnė:

• Atlyginimas ir darbdavio mokesčiai —visada didesnis nei suma, kurią darbuotojas mato sąskaitoje.
• Darbo vieta ir įrankiai — biuras, automobilis, sveikatos draudimas, kompiuteris, stebėjimo, nuotolinio valdymo ir saugos programinė įranga, licencijos, kurių reikia profesionaliai IT priežiūrai.
• Mokymai ir sertifikatai — IT sritis keičiasi nuolat; be reguliarių mokymų specialisto žinios sensta, jis dirba senomis jam žinomomis technologijomis, o mokymai kainuoja ir pinigus, ir darbo laiką, ir naujus papildomus įrankius.
• Pavadavimas — atostogos, ligos, mokymų dienos. Per metus susidaro reikšmingas laikotarpis, kai IT ūkis lieka be priežiūros arba reikia pirkti pagalbą papildomai, arba susitaikyti su IT sutrikimais, kurie vyksta neesant darbuotojui, arba atidėti nukelti juos, lėtinant įmonės veiklą.
• Paieška ir kaita — IT specialistų atranka užtrunka, o darbuotojui išėjus įmonė praranda ir žmogų, ir jo galvoje sukauptas žinias apie infrastruktūrą, kas gali lemti dideles rizikas ir jų kainą įmonei.

Sudėjus visas šias dalis, tampa aišku, kodėl išorinė IT priežiūra, teisingai lyginant, gali kainuoti 2–3 kartus mažiau nei vidinė komanda. Kokie veiksniai lemia išorinės priežiūros kainą ir kaip formuojami paslaugų paketai, išsamiai aprašėme puslapyje kiek kainuoja IT priežiūra įmonei.

Kada vidinis IT specialistas visgi geresnis

Būtų nesąžininga teigti, kad išorinis partneris tinka visais atvejais. Vidinis specialistas ar visa vidinė komanda pasiteisina, kai:

• įmonė naudoja daug unikalių, savo kurtų sistemų, kurių priežiūrai reikia gilaus konteksto ir nuolatinio įsitraukimo į vidinius procesus;
• veiklos pobūdis reikalauja fizinio žmogaus buvimo vietoje nuolat — pavyzdžiui, gamyboje su specifine įranga;
• IT yra pagrindinė įmonės veikla ir technologijų komanda kuria patį produktą, o ne prižiūri infrastruktūrą;
• organizacijos dydis toks, kad vidinė komanda jau gali turėti skirtingų sričių specialistus ir užtikrinti pavadavimą savo jėgomis.

Tačiau net ir šiais atvejais dalis funkcijų — pavyzdžiui IT priežiūra, visa ar dalis, serverių stebėjimas, kibernetinė sauga ar debesijos administravimas — dažnai perduodama išorės partneriui, nes jas vidiniam žmogui dengti neefektyvu.

Hibridinis modelis: vidinis darbuotojas ir išorinis partneris kartu

Vis daugiau įmonių renkasi ne „arba ”, o „ir ”. Hibridiniame modelyje vidinis specialistas lieka atsakingas už kasdienį vartotojų aptarnavimą vietoje, specifines verslo sistemas ir vidinį kontekstą, o išorinis partneris perima tai, ko vidinis žmogus objektyviai negali padengti:

• serverių ir infrastruktūros priežiūrą ir nuolatinį automatizuotą stebėjimą;
• kibernetinę saugą ir atitikties reikalavimus;
• sudėtingesnius projektus — migracijas, diegimus, infrastruktūros pertvarkas;
• vidinio specialisto pavadavimą atostogų ar ligos metu, kad IT priežiūra nenutrūktų.

Toks modelis sumažina ir riziką, kad visos žinios apie įmonės IT ūkį bus sukauptos vienoje galvoje: infrastruktūra dokumentuojama, visi kreipiniai skaidriai registruojami pagalbos tarnyboje, matuojant jų SLA, o kritinės kompetencijos pasidalintos tarp vidinės ir išorinės komandos.

Išorinis IT vadovas — kompetencija, kurios vidinis specialistas nepakeičia

Atskirai verta paminėti funkciją, kurios dauguma įmonių iš vieno vidinio specialisto tikėtis negali — IT vadovo. IT administratorius ar IT inžinierius sprendžia kasdienes problemas, tačiau retai turi laiko ir patirties atsakyti į strateginius klausimus: kaip planuoti IT biudžetą, kada atnaujinti infrastruktūrą, ką perkelti į Debesiją, į kurią, kaip valdyti trečiųjų šalių tiekėjus, kokias saugos rizikas prioritetizuoti ir kaip spręsti.

Dirbant su Altic IT, kiekvienam klientui priskiriamas patyręs išorinis IT vadovas, skirtinai nuo daugelio kitų tiekėjų, kuriose klientas bendraus su vadybininku, kuris vykdys „tarpininko vertėjo“ rolę tarp kliento ir daugelio skirtingų kompetencijų IT kolegų savo įmonėje. Jis papildo komandą plačia strategine kompetencija, apimančia IT vystymą ir IT priežiūrą, kurios samdyti atskiru etatu daugumai įmonių tiesiog neapsimoka. IT ūkis valdomas pagal ITSM, ITIL ir COBIT gerąsias praktikas, o klientai reguliariai gauna ataskaitas apie savo IT būklę. Kaip toks modelis atrodo praktikoje, galite pamatyti mūsų sėkmės istorijose.

Jei svarstote išorinį partnerį, prieš pasirenkant verta žinoti, pagal kokius kriterijus juos lyginti — apie tai rašome puslapyje kaip pasirinkti IT priežiūros įmonę, o įsipareigojimų dalį verta įsivertinti pagal gidą kas turi įeiti į IT priežiūros sutartį.

Kodėl Altic IT

Altic IT specializuojasi būtent tokiuose modeliuose — nuo pilnos išorinės IT priežiūros iki hibridinio bendradarbiavimo su vidine kliento komanda:

• 180+ aptarnaujamų klientų, ~3 500 prižiūrimų kompiuterių bei mobilių įrenginių ir ~350 serverių;
• komandos daugumą sudaro patyrę senior lygio IT specialistai;
• per pirmus 3 mėnesius incidentų kiekis klientams sumažinamas iki 5 kartų;
• ISO 27001, ISO 20000 ir ISO 14001 sertifikatai;
• profesinės atsakomybės ir kibernetinių rizikų draudimas — 2 mln. EUR;
• Microsoft Solutions Partner for Data & AI ir Sophos Gold Partner statusai;
• didžioji dauguma klientų atėjo pagal rekomendacijas, o sutartys — neterminuotos: būname kartu, kol patinka.

Dažniausiai užduodami klausimai

• Ar išorinis partneris gali visiškai pakeisti vidinį IT specialistą?

  Daugumoje smulkių ir vidutinių įmonių — taip. Išorinis partneris perima darbo vietų priežiūrą, serverių administravimą, saugą ir vartotojų aptarnavimą, o klientui priskirtas IT vadovas veikia kaip „vienas langelis” visais klausimais. Jei dalis funkcijų turi likti viduje, taikomas hibridinis modelis. Didelėse įmonėse nuosavam IT vadovui hibridinis modelis duoda kolegą išorinį IT vadovą, kuris papildo jo patirtį plačia kompetencija, kuri vertinga randant papildomus įmonei naudingus sprendimus.

• Kodėl išorinė IT priežiūra gali kainuoti mažiau nei vidinis darbuotojas?

  Vidinio specialisto kaštai apima ne tik atlyginimą, bet ir mokesčius, pilną darbo vietos kainą (biuras, auto ir pan.), įrankius, mokymus bei pavadavimą, nors realaus IT darbo dažnai nėra pilnam etatui. Išorinis partneris tuos pačius resursus ir įrankius dalija tarp daugelio klientų, todėl išorinė IT priežiūra gali kainuoti 2–3 kartus mažiau nei vidinė komanda, tuo pačiu metu išplečiant kompetenciją.

• Kas nutinka, kai vidinis IT specialistas išeina atostogų ar suserga?

  Jei įmonė remiasi vienu žmogumi, tuo laikotarpiu IT ūkis lieka be priežiūros, o incidentai ar pakeitimai laukia jo grįžtant, įmonės veiklą tai apsunkina ar sulėtina. Dirbant su išoriniu partneriu paslaugą teikia komanda, todėl vieno žmogaus nebuvimas paslaugos nesustabdo. Hibridiniame modelyje partneris gali pavaduoti ir kliento vidinį specialistą.

• Ar galime pasilikti savo IT darbuotoją ir kartu naudotis išorine priežiūra?

  Taip, tai įprastas hibridinis modelis. Vidinis darbuotojas lieka atsakingas už kasdienę pagalbą vietoje ir specifines sistemas, o išorinis partneris perima kitas sistemas, serverius, saugą, stebėjimą ir sudėtingesnius projektus. Atsakomybių ribos aiškiai aprašomos sutartyje.

• Nuo ko pradėti, jei svarstome pereiti prie išorinės IT priežiūros?

  Pradėkite nuo esamos situacijos įvertinimo: kokius darbus šiandien atlieka vidinis specialistas, kiek tai kainuoja pilna apimtimi ir kur yra didžiausios rizikos, kas nėra daroma dėl nespėjimo ar kompetencijos trūkumo. Tuomet palyginkite šiuos kaštus su išorinės priežiūros pasiūlymu. Lygiai lyginant, reiktų įtraukti kaštus, kurie būtų jums patiems norint išspręsti rizikas ir padengti trūkstamas kompentecijas (papildomi IT darbuotojai ar papildomi partneriai). Altic IT tokį palyginimą parengia pagal Jūsų įmonės situaciją.

Palyginkite kaštus su išorine IT priežiūra

Norite sužinoti, kiek Jūsų įmonei kainuotų išorinė IT priežiūra, palyginti su vidinio specialisto išlaikymu? Susisiekite su Altic IT — parengsime palyginimą pagal Jūsų darbo vietų skaičių, infrastruktūrą ir poreikius. Rašykite per kontaktų puslapį arba skambinkite tel. +370 5 2032018.

Susisiekti su Altic IT